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811sb.com:一个企业管理者的日常工作时间分配

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我曾经总结过在施工企业担任管理者时的日常工作,现在我到了建设单位担任管理者,那么,我的日常工作是什么?时间都去了哪儿了呢?

第一是计划、策划。

我的记忆力不好,所以我用手机、笔记本等方式随时记录自己的思考。我把这些思考分为“修身”、“治业”等,即自我总结、工作计划、工作心得等等。

每天早上上班前,我会在我的专用笔记本上,写上今天的重点工作——我会把昨天、或者前天未完成的工作摘抄到今天来,继续推进。比如某个项目的重要或紧急工作,比如安排某个会议,比如与某个关键人物的沟通计划。

写下“工作清单”后,我会在上班的第一时间,与相关人员沟通情况,或者下达新的要求。每沟通一项,我就会在笔记本上对应的条目上打勾,并写上责任人的名字、完成时间等。

当然,有些思考或工作是写给我自己的。它们可能是一个新的“思维火花”,或者是一个新的计划,或者是一个新的值得总结的方面——比如这篇“日常工作总结”,就来自于此。我确切的讲,有很多想法——事后证明很有效果,都来自于“灵光乍现”式的思维火花。

这部分工作会占用我大约5%的时间。时间分配不多,但对于工作的统筹、预判、推动都起到了很好的效果。

第二是会议。不得不说,我的大部分精力分配在各种各样的会议上。我把会议根据是否形成会议纪要分为正式会议和非正式会议。

正式会议有例行会议,如集团工作例会,公司总经理办公会,月度项目例会等。这类会议旨在分享信息、制定计划、研究问题,对工作、项目有重要的驱动作用。还包括一些专题会议,比如我主持的项目专题会,是专门针对一个项目推进的会议。

非正式的会议很多,如现场会,内部部门沟通会,项目参建方沟通会。这些会议主要是针对某个或某些问题集中解决,往往不需要正式的会议纪要。

会议会占用我大概40%的时间。难怪有种说法,“管理者的主要工作就是开会和发文件,越高层的越是这样”,看来有一定道理。事实上,会议是一种最有效的、集“统一认识、驱动工作、沟通信息”于一体的工作方式,其作用不可替代。

第三是沟通。沟通可以分为很多类,所以我每天都要花很大的精力去倾听与表达,或者是“读”和“写”。

沟通有一对一的单独沟通,有多人参加的多方沟通——比如会议就是;或者分为与组织外部沟通,组织内部沟通;或者是向上沟通——比如汇报工作,向下沟通——比如发布指令等。

我可能会因为要传达新的信息或指令进行沟通,可能要检查某项工作进行沟通,或者向领导汇报工作、争取资源而进行沟通。我可能会在办公室里邀请下属来沟通,也可能走到下属的办公室去沟通,或者拿起电话打一通,或者在现场与参建各方沟通。

沟通会占用我25%左右的时间。我每周星期一早上,会与部门负责人沟通一次,确认本周工作的重点,分解到相关责任人,以确保我在开展我的重点工作时,这些重点工作仍然有人在推进。除此之外,我会在正式会议外的任何时间,主动与各方进行沟通——目的就是,确保重点工作“受控”——即,工作目前的进展是什么、下一步什么打算、出了什么问题,所有这些我必须完全掌握。

第四是文件处理。来文签批,发文审核,各种汇报材料、信息报表审阅、修改、签字……等等。

我似乎没有固定的时间来处理文件,因为我的时间也会被领导和下属安排。但坐到办公时的时间里,我的第一优先事项是处理文W件,无论是来文还是发文。我知道文件的处理速度,会影响到工作的及时性——我的工作会对某个下属或某件事情的效率产生影响,所以我应尽快处理文件,并确保它尽快传达到责任人手中。所以我会主动将签批后的文件夹送给综合部的文件传阅管理者那里,或者是某位下属那里。

处理各种各样的文件,需要专注、专业和一些技巧。对自己不熟悉的情况,一定要提前了解情况再签批;对于送出去的文件,一定要谨慎修改——管理者知道的信息更多,有责任让文件体现更多、更准确的意图。最重要的是,一定要安排专人跟踪这些文件的进展——无论是来文还是发文,直到文件中的问题被解决为止。

文件处理大约要占去我10%的时间,其核心就是要准确和及时,也要完整——不能只签批不追踪。

第五是现场巡检。我每周对重点项目现场必须巡视一遍,可能是周中,可能在周末。

无论如何,从别人口中说到的项目进度和问题,总是不够准确的,必须亲自到现场去看,才能收集到第一手资料。而要解决问题,对现场情况不了解,往往不能抓住问题的核心,不利于问题的解决。

我喜欢带着问题去现场。比如我事先拟好,本周去项目主要看进度和文明施工情况,那我就主要检查这两个方面。或者我是为了解决某个问题去的,就会主要看这个问题有关的情况。所以看现场不能走马观花,要有目的性是关键。

同时,在看现场的时候,发现问题要第一时间指出来,最好是现场就解决。我喜欢看现场的时间召集参建单位一起看,边看边了解情况,收集问题。

现场巡检是一项重要工作,能掌握第一手资料,它要占用我大概20%的时间。

总的来讲,如果把会议和文件都看作沟通的一种方式的话,那么沟通占用了我70%的时间——这其中,与组织外部沟通用了30%,与组织内部沟通用了40%。计划与策划用了10%的时间,现场巡检用了20%的时间。

所以,我每天的时间就这样分配掉了。从上面可以看出,管理者最重要的工作是各式各样的沟通,与不同人的沟通。所以,如果简单地说,可以把管理者视为一个“信息处理者”——来的信息、去的信息,用沟通(或者信息)去影响他人。好比一个神经系统中的某级中枢,处理来的信息,发出去的信息,以此影响整个系统的运行。这个“中枢”要运行得有效、高效,必须提高它的处理能力,而提高处理能力的最佳办法就是“升级”——通过不断的学习、思考、实践与总结,提升它的处理能力。所以,管理者真的要学习,要善于学习。任何停滞不前的“中枢”,必须形成“梗阻”、最后被系统自然淘汰。


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IT工程师的管理之路

写得很好,学习了

2019-05-11 12:03:42
 
 

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